기록관 운영내규
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세종특별자치시시설관리공단 기록관 운영내규
제 정
2018. 12. 18. 내규 제27호
제
1장 총 칙
제1조(목적) 이 내규는 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘공공기록물법’이
라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조에 따라 세종특별자치시시설관리공단 기
록관(이하“기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정
함으로서 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 목적으로 한다.
제2조(정의) 이 내규에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "기록물"이란 세종특별자치시시설관리공단과(이하 “공단”이라 한다.)의 각
부서에서 업무와 관련하여 생산이나 접수한 문서․도서․대장․카드․도면․시청각기록
물․전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"란 기록물의 생산․분류․정리․이관․수집․평가․폐기․보존․공개․활용 및
이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. "기록관"이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고
기록물관리 업무를 수행하는 기구를 말한다.
4.“기록관장“이란 기록물의 관리․감독 및 기록관 운영을 총괄하는 사람을 말한다.
5.“처리부”란 업무 처리를 주관하는 부(팀)을 말한다.
6. "기록관리시스템" 이라 함은 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존
매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적
으로 수행하는 시스템을 말한다.
7.“전자기록생산시스템”이라 함은「사무관리규정」제3조 제13호 따른 전자문
서시스템을 말한다.
제3조(적용 범위) 이 내규는 공단 및 그 소속부서에 적용되며 기록관 운영에 관하
여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외 하고는 이 내규가 정하는 바에
의한다.
제2장 구성 및 분장업무
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제4조(기록관의 설치 등) ① 기록관은 기록물관리를 담당하는 부서에 설치하고, 당
해 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요
원(이하“전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리‧기술, 기록정보 관리, 보존업무,
그 밖에 기록물관리의 업무 수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 부서의 장으
로 하여금 기록물관리책임 자를 지정하여 각 부서의 기록물관리 업무를 수행하
도록 하여야 한다.
제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구,
분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을
위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 이사장
이 위촉하고, 자문위원 위촉 기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.
③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖
에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립‧시행
2. 기록물 수집‧관리 및 활용
3. 기록물분류기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 관리
5. 주요회의록, 조사‧연구‧검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
6. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
8. 기록물 정수 점검 및 실태조사
9. 기록물관리 지도‧교육 운영 계획 수립 및 시행
10. 공단 및 소속부서의 기록물관리에 대한 지도‧감독 및 지원
11. 기록관의 시설 및 장비 관리
12. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색‧열람제공
13. 비전자기록물의 전자화
14. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
15. 기록물의 검색‧열람 제공
16. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
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② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
③ 각 부서의 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행하도록 한다.
1. 기록물의 정리‧보관 및 기록관으로의 이관에 관한 사항
2. 부서의 기록물분류기준표 관리에 관한 사항
3. 기록물생산현황 취합 및 기록관으로 통보
4. 기록물관리에 관한 사항 전파교육 및 의견 건의
5. 그 밖에 부서의 기록물관리에 관한 사항
제3장 기록물의 관리
제7조(기록물의 관리의 원칙) ① 공단 각 부서에서 수행하는 모든 업무의 입안단계
부터 종결단계까지의 과정과 결과는 기록물로 생산․등록하여 관리하여야 한다.
② 각 부서에서 업무와 관련하여 생산․접수한 모든 유형의 기록물은 전자기록
생산시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다.
제8조(기록물의 등록) ① 업무수행 과정에서 기록물을 생산하거나 접수하였을 때
에는 전자기록생산시스템으로 등록번호를 부여하여야 한다. 이 경우 등록된 사
항은 임의로 삭제 또는 수정하지 못하도록 관리하여야 한다.
② 전자기록생산시스템으로 기록물 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하
는 시점은 다음 각 호에 따른다.
1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물은 결재 또는 보고가 끝난 후
2. 사진․필름류의 시청각기록물은 보존대상 기록물로 선정된 후
3. 영화․비디오․오디오류는 촬영․녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된
후. 다만, 편집장비를 보유하지 않은 경우는 편집되지 않은 상태의 기록 물 등록
4. 접수기록물은 접수 즉시
5. 기록관이 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록한 시점
③ 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구
성되어 있는 경우 본문과 첨부물을 분리 등록하여 관리하여야 한다. 이 경우
첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부 일련번
호를 추가한 번호로 구성한다.
④ 전자문서 외의 기록물은 별표 1의 표시방법에 따라 기록물 생산등록번호
및 접수등록번호를 표기하여야 한다.
⑤ 기록물철 및 단위업무의 등록정보를 수정하고자 하는 경우 기록관장의 승
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인을 받아야 하며, 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여
야 한다.
제9조(기록물의 분류) ① 기록물의 분류는 등록과 동시에 실시하여야 하며 기록
물분류기준표에 따라 부서별․단위업무별로 분류하여 관리하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물 분류기준은 단위업무명, 단위업무 설명, 보존기간 및
보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부와 공개여부 및 접근권한 등의 관
리기준을 포함하여야 한다.
제10조(기록물의 편철) ① 업무수행과정이 반영되도록 단위업무의 범위 안에서
1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 하며, 처리부의 장
은 단위업무별 기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철․관리되
게 하여야 한다.
② 제1항에 따른 단위업무 및 기록물철의 생성․삭제 등은 기록관장의 승인이
있어야 가능하며, 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 등
록정보를 생산․관리하여야 한다.
③ 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물은 기록물 분류기준 및 기록물 종류별
관리에 적합한 보존방법을 마련하여 안전하게 관리하여야 한다.
제11조(일반문서류의 편철 및 관리) ① 처리부에서 업무가 진행 중에 있거나 업
무에 활용 중인 문서는 진행문서파일 위에서부터 아래로 사안의 발생 순서에
따라 관리한다.
② 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하되, 편철량이 많은 경
우에는 동일한 분류번호 및 제목을 부여하고 분권한 후 권호수를 괄호안에 표
기한다.
③ 처리완결된 일반문서류는 기록관에서 제작한 보존상자에 생산부서별․생산
연도별․단위업무별․보존기간별로 넣은 후 별지 제1호서식에 따라 목록화하여
관리한다. 이 경우 보존상자의 측면에는 별표 2의 항목들을 표기하여야 한다.
④ 제1항부터 제3항까지에도 불구하고 특수규격의 기록물은 별도 편철 및 관
리할 수 있으며, 이 경우 기록물철 단위로 해당 기록물의 규격에 적합한 보존
상자에 넣어 관리한다.
제12조(카드․도면류의 편철 및 관리) ① 비치활용이 끝난 카드류는 카드류 보존
봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.
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② 도면류는 기록물철 단위로 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 보존상자에
편 상태로 눕혀서 관리한다.
③ 카드류 및 도면류는 별지 제1호서식에 따라 목록화하여 관리하며, 보존봉
투당 편철량은 30건 이내를 원칙으로 한다.
제13조(사진․필름류의 편철 및 관리) ① 사진․필름류는 하나의 사안을 기준으로
시간발생순으로 편집하여 기록물철로 생성하여야 하며, 여러 사안의 필름이
연결되어 있는 경우 각각의 사안을 기록물철로 구분하여야 한다.
② 사진․필름류는 별지 제1호 서식에 따라 목록을 작성하고 사진․필름류 보존
봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.
제14조(기록물의 정리) ① 모든 부서는 매년 3월 31일까지 전년도에 완결된 기록물
을 별지 제2호 서식을 작성하여 정리하여야 하며, 기록물의 정리는 다음 각 호의
사항을 포함하여 실시한다.
1. 기록물생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락
기록물을 추가로 등록한다.
2. 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치되는지 여부를 확인하여 미비사항을
보완한다.
3. 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우
에는 등록정보를 수정한다.
4. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지 여부를
확인하여 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다.
5. 기록물철을 생산연도별‧보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우
생산연도는 그 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다.
제15조(기록물의 이관) ① 기록관장은 처리부에서 생산 완결한 기록물을 보존기간
기산일부터 2년의 범위 안에서 별지 3호 서식의 이관목록과 함께 이관 받아야
한다. 다만, 소관부서에서 업무참고 등이 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에
별지 3호 서식의 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.
② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의
범위 안에 소관부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이
달성된 경우에는 지체 없이 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 기록관장은 직제개편이나 한시조직의 해산 등에 따라 해당 부서의 기록물을
인계인수해야 할 경우에는 다음 각 호의 사항에 따른다.
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1. 해당 부서의 기록물을 인계인수 할 부서가 있으면, 업무를 인계인수하는 부서
간에 별지 제4호 서식의 기록물 인계인수 확인서를 작성하여 관리하도록 한다.
2. 업무를 승계하는 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아
관리하여야 한다.
제16조(기록물의 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존․관리를 위하여 별표 4
의 기준에 따른 보존시설․장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록관에서 인수한 기록물을 기록물 형태나 보존기간, 생산부서
등을 구분하여 기록물의 보존위치를 알 수 있도록 서고에 배치하여야 하며, 구체
적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여
야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여
필요한 조치를 취하여야 한다.
제17조(기록물의 보존기간 및 기산일) ① 기록물의 보존기간은 영구․준영구․30년․
10년․ 5년․ 3년․1년으로 구분하며, 보존기간별 분류기준은 기록물분류기준표에
서 정함과 같다.
② 기록물의 보존기간은 처리 완결일의 다음 연도 1월1일부터 기산한다.
제18조(기록물의 평가 및 폐기) 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록
물법」제27조 제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라
시행하되, 기록물평가심의회를 구성 및 운영 하여야한다.
① 처리부의 장은 일체의 기록물을 폐기할 수 없으며, 기록물 폐기는 보존기간이
경과한 기록물에 대한 평가절차를 거친 후 폐기하여야 한다.
② 기록관장은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 기
록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의위원회의 심의를 거쳐 보존기간
재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
③ 제2항에 따라 생산부서 의견조회서는 처리부의 기록물 생산자(담당자)가
별지 제5호서식을 작성․제출하여야 하며, 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록
물평가심의원회의 심의는 별지 제6호서식 기록물평가심의서에 작성하여 관리
하여야 한다.
④ 전자기록물을 폐기할 때에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물
리적으로 복구할 수 없도록 삭제하여야 하고, 기록물관리담당자, 시스템담당
자, 정보보안담당자의 책임 하에 폐기한다.
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⑤ 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 파쇄 또는 용해 등의 방식으로 하
며, 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 기록물관리담당자가 감독하여야 한다.
제4장 기록물평가심의회
제19조(기록물평가심의회의 기능) 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)는 다
음 각 호의 사항을 심의․의결한다.
1. 보존기간이 끝난 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기에 관한 사항
2. 공단 보존 기록물에 대한 보존기간 조정
3. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항
제20조(기록물평가심의회의 구성) ① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명의 위원
으로 구성하며, 2명 이상의 외부위원으로 구성하여야 한다.
② 심의회의 위원장은 기록관장으로 하며, 위원은 이사장이 임명 또는 위촉한다.
③ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 지명한
위원이 그 직무를 대행한다.
④ 내부위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로 구성한다.
1. 공단 소속 기록물평가 관련 부서장
2. 공단 소속 기록물 업무와 관련 있는 자
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 기록물관리전문요원으로 한다.
⑥ 심의회 위원의 임기는 내부위원의 경우에는 그 직위에 재직하는 기간으로 하
고, 외부 민간전문가의 경우에는, 2년으로 하되, 연임할 수 있다.
⑦ 민간전문가로 위촉하는 위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 회의수당 등
필요한 경비를 지원할 수 있다.
제21조(평가․폐기 심의) 제17조 따라 보존기간 경과 기록물의 평가․폐기를 심의할
때에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 폐기를 보류하여야 한다.
1. 역사자료로서의 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물
2. 행정적․증빙적 가치가 높은 기록물로서 보존이 필요한 기록물
3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사실 관련 기록물
4. 연구 자료로서 활용가치가 높다고 인정되는 기록물
5. 기록물의 보존기간이 낮게 책정되었다고 판단되는 기록물
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제22조(기록물평가심의회 개최와 의결) ① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하
는 경우에 소집한다.
② 심의회는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원
과반수의 찬성으로 의결한다.
제23조(준수사항) ① 심의회 위원장과 위원은 기록물평가심의 과정에서 취득한 정
보를 누설하거나 관련 서류를 무단으로 유출하여서는 안 된다.
② 심의회 위원은 기록물을 평가하고자 할 때 별지 제6호서식의 기록물평가 심
의서를 작성하여야 하고, 심의 종료 후, 별지 제7호서식의 심의회 의결서에 서명․
날인 하여야 한다.
③ 기록물평가심의회 개최 시 간사는 별지 제8호서식의 기록물평가심의회 회의
록을 작성하여야 한다.
제24조(심의회 기록의 관리) ① 간사는 별지 제6호서식의 기록물 평가심의서, 별지
제7호서식의 기록물 심의의결서, 별지 제8호서식의 기록물평가심의회 회의록을
전자기록생산시스템에 등록․관리 하여야 한다.
② 기록물평가심의회 관련 기록물은 보존기간을 영구로 책정하여 보존하여야 한다.
제5장 기록물의 전산화관리
제25조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존․관리를 위
하여 「공공기록물법 시행령」 별표 6의 규정에 따른 보존시설․장비 및 환경기준
을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간
및 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한
기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.
제26조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에서는 문서, 도서, 대장, 카드, 도
면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관
리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 공단 및 소속부서의 전자기록생산시스템과 연동하여 기록
물의 생산현황통보, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색․활용 등이 가능하
도록 구축․운영되어야 한다.
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제27조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템을 효율
적으로 운영할 수 있도록 시스템과 관련 장비의 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성이 필요로 할
경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지․보수 할 수 있다.
제28조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 기록관과 공단 및 소속부서의 기록물 중
활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검
색․활용이 될 수 있도록 하여야 한다.
제29조(전산화 기록물의 보존관리) 전산화 기록물은 스토리지(이동식 하드를 포함
한다), 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화파일
또는 CD, DVD 자료로 구분하여 관리한다.
제30조(전자기록물의 백업 및 보존) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여
백업담당자를 지정하고 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료는 도난 및
훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.
③ 백업 주기, 백업 방법, 백업 대상 및 점검주기에 대한 백업 관련 제반사항은
기록관장이 결정하며, 백업결과를 문서화하고 그 이력을 관리하여야 한다. 단 전
산화를 할 경우 전산기록을 문서화 기록을 대체할 수 있다.
제6장 보안관리 및 점검
제31조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정
하여야 하고 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업
무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람․
견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
제32조(긴급사태 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고의 화재 또는 천
재지변 등 비상사태 발생에 대비하여 보안대책 및 재난대비계획을 작성하여 운
영하여야 한다.
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제33조(점검) ➀ 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
➁ 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동 상태와 보존 기록물의 오
손 여부 및 해충의 발생 여부
2. 보존 기록물의 정수점검 및 보존상태 점검
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
4. 그 밖에 기록관 운영상 필요한 사항
제7장 기록물의 대출 및 열람
제34조(열람시간) 공단 보존서고의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시(오전 9시)
부터 종료 시(오후 6시)까지로 한다. 다만 기록물관리부서의 장이 필요하다고 인
정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있으며, 점심시간(12시~13
시)은 열람시간에서 제외한다.
제35조(열람 및 대출의 자격) ① 기록물의 열람 및 대출이 필요한 경우, 별지 제9호
서식의 기록물반출․반입서를 기록관장에게 제출하고 승인을 받아야 한다.
② 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다.
1. 공단 및 그 소속부서의 직원
2. 다른 공공기관의 직원은 기록관장의 승인을 거쳐 열람할 수 있으며, 보존서고
밖으로의 대출은 금지
3. 공공기관의 직원이 아닌 사람이 열람하고자 하는 경우에는 정보공개 관련 법
령의 절차에 따라 열람할 수 있다.
제36조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하
는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손․오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출
3. 복사기 등 시설․장비의 훼손 또는 파손
4. 열람실 안으로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
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② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 자에게는 이용대장에 필요한 사항을 기재
하도록 하고, 복사 등에 소요되는 용지를 이용자에게 부담하게 할 수 있다.
③ 기록물의 열람은 기록관 내에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관
열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.
④ 보존기간이 준영구 이상인 기록물의 열람은 사본으로 함이 원칙이되, 부득이한
사유로 원본을 열람하는 때에는 반드시 전문요원의 입회하에 제공하여야 한다.
제37조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호에 따른다.
1. 대출은 직원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에
는 1회(7일)에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 기록관장의
승인을 받아 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 기록물의 특성
에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 정할 수 있다.
제38조(열람․대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람
및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람․대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람․대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 업
무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
제39조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관
에 전대할 수 없다.
제40조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물
을 반납하여야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신
청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출
기록관 운영내규
- 12 -
기록물을 반납하여야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기
출장시
2. 그 밖에 기록물관리부서의 장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우
제8장 보칙
제41조(기록물 관리실태 점검 및 교육) ① 기록관장은 공단 및 소속부서의 기록물
관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리를 위하여 기록물관리책임자 또는 직원을
대상으로 교육을 실시할 수 있다.
제42조(세부사항) 이 내규의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정
할 수 있다.
제43조(기록관리시스템에 관한 경과조치) 기록관리시스템 구축 이전까지는 유사시
스템으로 기능을 대체하여 사용할 수 있다. 다만, 기록관리시스템 구축 시 유사
시스템의 기록물을 이관ㆍ관리하여야 한다.
제44조(기록물분류기준표에 관한 경과조치) 기록물분류기준표 확정 전까지 별표 3
의 기록물 보존기간별 분류기준으로 대체하여 사용 할 수 있다. 다만, 기록물분
류기준표 확정 시 기준표에 의해 관리하여야 한다.
부 칙 <내규 제27호, 2018. 12. 18.>
제1조(시행일) 이 내규는 2018년 12월 24일부터 시행한다. 다만, 제6조 제1항 제
12호, 제26조, 제27조의 기록관리시스템에 관한 사항은 기록관리시스템이 도
입․설치되어 기록물이 이관된 이후 3개월이 경과한 날부터 시행 한다.
기록관 운영내규
- 13 -
【별표 1】
등록번호의 표시방법(제8조 제4항)
1. 생산등록번호
가. 문서‧카드류‧도면류 등 보통규격 이상의 기록물
나. 사진‧필름‧테이프‧디스켓 등 소형규격의 기록물
등록번호
2.5
㎝
1.5
㎝
등
록
(등록번호)
등록일자
(등록일자)
생산부서
3.5 ㎝
5 ㎝
2. 접수등록번호
가. 문서‧카드류‧도면류 등 보통규격 이상의 기록물
나. 사진‧필름‧테이프‧디스켓 등 소형규격의 기록물
접수번호
2.5
㎝
1.5
㎝
접
수
(접수번호)
접수일시
(접수일시)
생산부서
3.5 ㎝
5 ㎝
※ 해당 기록물의 좌측 상단 여백에 표기(사진‧필름류는 봉투 또는 부착한 종이의 좌측 상단 여백)
기록관 운영내규
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【별표 2】
보존상자 표지(제11조 제3항)
7.5 ㎝
상자번호
1.5 ㎝
생산연도
1.5 ㎝
생산부서
1.5 ㎝
업무명
3 ㎝
3 ㎝
6 ㎝
※ 보존상자 크기에 따라 동일 비율로 규격 변경 가능
기록관 운영내규
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【별표 3】
기록물 보존기간별 분류기준(제17조 제1항, 제44조)
보존기간
대상기록물
영구
1. 우리공단의 핵심적인 업무수행을 증명하거나 설명하는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물
2. 시민이나 우리공단에 중대한 영향을 미치는 주요한 정책, 제도의 결정이나 변경과 관련
된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물
3. 중요한 연구성과로 시민이나 기관에 중대한 영향을 미치는 사항 중 영구보존이 필요한 기록물
4. 우리공단의 조직구조 및 기능의 변화, 권한 및 책무의 변화, 기관장 등 주요직위자의
임면 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물
5. 일정 규모 이상의 국토의 형질이나 자연환경에 영향을 미치는 사업‧공사 등과 관련된
기록물 중 영구 보존이 필요한 기록물
6. 이사회 회의록 및 이사회의 심의를 거치는 사항에 관한 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물
7. 우리공단의 연도별 업무계획과 이에 대한 추진과정․결과 및 분석과 관련한 기록물, 외부
기관의 우리공단에 대한 평가에 관한 기록물
8. 백서, 그 밖에 우리공단의 연혁과 변천사를 규명하는데 유용한 중요 기록물
9. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리‧확인‧증명에 필요한 중요 기록물
10. 외부기관과의 교류협력, 협상, 교류활동에 관한 주요 기록물
11. 우리공단 소관 업무분야의 통계․결산․전망 등 대외발표 혹은 대외 보고를 위하여 작성한 기록
물
12. 다른 법령에 따라 영구 보존하도록 규정된 기록물
13. 그 밖에 역사자료로서의 가치가 높다고 인정되는 기록물
준영구
1. 시민이나 우리공단의 신분, 재산, 권리, 의무를 증빙하는 기록물 중 관리대상 자체가 사망,
폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존할 필요성이 없는 기록물
2. 시민이나 우리공단의 권리, 신분 증명 및 의무 부과, 특정대상 관리 등을 위하여 구축․
운영하는 행정정보시스템의 구축과 관련된 중요한 기록물
3. 이사회 심의를 거치는 사항에 관한 기록물 중 30년 이상 보존할 필요가 있는 기록물
4. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 낮으나 30년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 기록물
30년
1. 영구‧준영구적으로 보존할 필요는 없으나 우리공단의 설치목적을 구현하기 위한 주요업무와
관련된 기록물로서 10년 이상의 기간 동안 업무에 참고하거나 업무 수행 내용을 증명할 필요
가 있는 기록물
2. 이사장 등 주요 직위자의 결재를 필요로 하는 일반적인 사항에 관한 기록물
3. 다른 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물
4. 그 밖에 10년 이상의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
10년
1. 30년 이상 장기간 보존할 필요는 없으나 우리공단의 주요업무에 관한 기록물로 5년 이상
의 기간 동안 업무에 참고하거나 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물
2. 부서장의 전결사항으로 우리공단의 주요업무를 제외한 일반적인 사항과 관련된 기록물
3. 다른 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물
4. 그 밖에 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
기록관 운영내규
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보존기간
대상기록물
5년
1. 처리부 수준의 주요한 업무와 관련된 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 업무
에 참고하거나 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물
2. 기관을 유지하는 일반적인 사항에 관한 예산․회계 관련 기록물(10년 이상 보존대상에
해당하는 주요사업 관련 예산‧회계 기록물의 보존기간은 해당 단위업무의 보존기간을
따른다)
3. 민원 업무와 관련하여 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 기록물
4. 다른 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물
5. 그 밖에 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
3년
1. 처리부 수준의 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물로서 1년 이상 3년 미만의
기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물
2. 업무 참고 또는 사실 증명을 위하여 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 기
록물
3. 다른 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물
5. 그 밖에 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
6. 각종 증명서 발급과 관련된 기록물(다만, 다른 법령에 증명서 발급 관련 기록물의 보존기
간이 별도로 규정된 경우에는 해당 법령에 따른다)
7. 처리부 수준의 주간‧월간‧분기별 업무계획 수립과 관련된 기록물
1년
1. 행정적․법적․재정적으로 증명할 가치가 없으며, 역사적으로 보존하여야 할 필요가 없는
단순하고 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물
2. 우리공단 내 부서 간에 접수한 일상적인 업무와 관련된 사항을 전파하기 위한 지시공문
3. 기관 또는 부서 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등과 관련된 기록물
4. 상급기관(부서)의 요구에 따라 처리부의 현황, 업무수행 내용 등을 단순히 보고한 기록물
5. 그 밖에 1년 이상 보존할 필요가 없다고 인정되는 기록물
기록관 운영내규
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【별표 4】
기록관의 시설․장비 및 환경 기준(제16조 제1항)
※ 10년 이하 기록물 보존서고(자료실)는 항온‧항습 대상 제외 가능
구 분
종이기록물
전자기록물
행정박물
1.보존서고
서고
면적
고정식
1만권당 99㎡
1십만장당 80㎡
보존대상량
실소요공간
이동식
고정식 면적의 40~60% 내외
2.작업실
업무작업실면적
근무인원 1명당 7㎡ (장비공간 별도)
열람실면적
근무인원 및 열람좌석 1명당 7㎡
(열람좌석은 개가식, 폐가식으로 구분하고 특수매체 열람공간 별도)
3.장비
공기조화설비
항온․항습 설비
온습도계
서고당 1대
소화설비
자동소화시설
보안장비
이중 잠금장치 및 폐쇄회로 감시장치 설치
4.보존환경
유지기준
온도(℃)
18~22℃
18~22℃
18~22℃
습도(%)
40~55%
(변화율은 10% 이내)
35~45%
(변화율은 10% 이내)
40~50%
(변화율은 10% 이내)
조명(lux)
보존서고 100~300 lux, 전시관 50~200 lux(원본전시 기준)
5.전산장비
주전산기
설치
저장장치
설치
입력장비
설치
통신장비
설치
열람장비
설치
기록관 운영내규
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【별지 제1호】
보유 기록물 목록
⑪ 담당자명 :
연번 생산부서명 생산연도
기록물철명
수량 보존위치 서가번호 상자번호 보존기간
유형
비고
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
⑧
⑨
⑩
<작성요령>
① 연번: 일련번호 기입
② 생산부서명: 기록물 생산(접수)부서명 기입
③ 생산연도: 기록물 생산연도 기입(다만, 한 해를 넘어가는 경우 종료연도 기준)
④ 기록물철명: 기록물철 제목 기입
⑤ 수량: 기록물철 수량 기입
⑥ 보존위치: 기록물을 보존하고 있는 물리적 공간(본원 3층 보존서고, 일산자료실, 원주자료
실, 지원 문서고, 부서 등) 기입
⑦ 서가번호: 보존서고 또는 자료실 등에 배정된 서가번호 기입
⑧ 상자번호: 보존상자(봉투) 번호 기입
⑨ 보존기간: 기록물철 보존기간(영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년) 기입
⑩ 유형: 일반문서, 카드, 도면, 간행물, 시청각, 행정박물 등 기입
⑪ 담당자: 목록 작성을 담당하는 기록물관리책임자 성명
기록관 운영내규
- 19 -
【별지 제2호】
생산 기록물 목록
⑨ 담당자명 :
연번
생산부서명
생산연도
기록물철명
수량
보존위치
보존기간
유형
비고
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
⑧
<작성요령>
① 연번: 일련번호 기입
② 생산부서명: 기록물 생산(접수)부서명 기입
③ 생산연도: 기록물 생산연도 기입(다만, 한 해를 넘어가는 경우 종료연도 기준)
④ 기록물철명: 기록물철 제목 기입
⑤ 수량: 기록물철 수량 기입
⑥ 보존위치: 기록물을 보존하고 있는 물리적 공간(본원 3층 보존서고, 일산자료실, 원주자
료실, 지원 문서고, 부서 등) 기입
⑦ 보존기간: 기록물철 보존기간(영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년) 기입
⑧ 유형: 일반문서, 카드, 도면, 간행물, 시청각, 행정박물 등 기입
⑨ 담당자: 목록 작성을 담당하는 기록물관리책임자 성명
기록관 운영내규
- 20 -
【별지 제3호】
이관시기 연장 신청서
담당자명 :
연번
생산부서명
생산연도
기록물철명
수량
이관희망연도
연장사유
비고
이관 기록물 목록
생 산 부 서 명 : 인계자 직급 및 성명 :
이 관 연 도 : 인수자 직급 및 성명 :
연번 생산부서명 생산연도
기록물철명
수량 보존위치 서가번호 상자번호 보존기간
유형
비고
기록관 운영내규
- 21 -
【별지 제4호】
기록물인계인수서
○ 인계부서명:
○ 인수부서명:
○ 인계인수일자:
2018. 3. 31.(금)
○ 인계인수수량:
일반문서 oo권, 카드류 o권
위 기록물을 인계인수 하였으며, 기록물 인계인수 결과와 해당 기록물 목록은
공문으로 통보합니다.
인계자:
0000팀 홍 길 동 (인)
인수자:
0000팀 김 태 희 (인)
기록물 인계인수 목록
인계자 직급 및 성명 :
인계인수일자 : 인수자 직급 및 성명 :
연번
생산부서명
생산연도
기록물철명
수량
보존위치
보존기간
유형
비고
기록관 운영내규
- 22 -
【별지 제5호】
생산부서 의견조회서
연번 생산부서명 생산연도 기록물철명 수량 보존기간 유형 부서담당자
의견
사유 처리부장
검토의견
업무
담당자명
비고
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
⑧
⑨
⑩
⑪
<작성요령>
① 연번: 일련번호 기입
② 생산부서명: 기록물 생산(접수)부서명 기입
③ 생산연도: 기록물 생산연도 기입(다만, 한 해를 넘어가는 경우 종료연도 기준)
④ 기록물철명: 기록물철 제목 기입
⑤ 수량: 기록물철 수량 기입
⑥ 보존기간: 기록물철 보존기간(영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년) 기입
⑦ 유형: 일반문서, 카드, 도면, 간행물, 시청각, 행정박물 등 기입
⑧ 부서담당자 의견: “폐기” 또는 “보존연장” 의견 기입
⑨ 사유: “폐기” 또는 “보존연장” 의견에 대한 이유 기입
⑩ 처리부장 검토의견: 생산부서장의 검토 후 “폐기” 또는 “보존연장” 의견 기입
⑪ 업무담당자명: 업무담당자 성명
기록관 운영내규
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【별지 제6호】
기록물평가심의서
연번
생산
부서명
생산
연도
기록물철명
수량
보존
기간
유형
처리부
전문요원
위원회
의견
비고
의견
사유
의견
사유
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
⑧
⑨
⑧
⑨
⑩
<작성요령>
① 연번: 일련번호 기입
② 생산부서명: 기록물 생산(접수)부서명 기입
③ 생산연도: 기록물 생산연도 기입(다만, 한 해를 넘어가는 경우 종료연도 기준)
④ 기록물철명: 기록물철 제목 기입
⑤ 수량: 기록물철 수량 기입
⑥ 보존기간: 기록물철 보존기간(영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년) 기입
⑦ 유형: 일반문서, 카드, 도면, 간행물, 시청각, 행정박물 등 기입
⑧ 의견: “폐기” 또는 “보존연장” 의견 기입
⑨ 사유: “폐기” 또는 “보존연장” 의견에 대한 이유 기입
⑩ 위원회 의견: 위원회 심의 후 “폐기” 또는 “보존연장” 의견 기입
기록관 운영내규
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【별지 제7호】
기록물 심의의결서
일 시
장 소
안 건
심사내용
의결주문
심사위원
직 위
성 명
의 결 내 용
서명
찬 성
반 대
위 원 장
내부위원
내부위원
외부위원
외부위원
간 사
기록관 운영내규
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【별지 제8호】
기록물평가심의회 회의록
회 의 명
회의일시
담당부서
회의장소
참석자
명 단
진행순서
상정안건
발언내용
결정사항
및
표결내용
비 고
기록관 운영내규
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【별지 제9호】
기록물반출반입서
구 분
(반출/반입)
일 자
반출/반입자 인적 사항
확 인
부서명
직 급
성 명
반출기간
사 유
기 록 물 목 록
연번
생산연도
기록물철명
수량
유형
확인
